Inicio/Método
Cinco fases.
Cada una
se puede parar.
Nadie debería firmar un proyecto de automatización a ciegas. Por eso esto está partido en cinco tramos con entregable propio, y después de cada uno puedes decir que hasta aquí. Lo que se ha hecho, se queda hecho y es tuyo.
El recorrido
De la primera llamada a que funcione solo.
Los plazos son los habituales en una pyme de entre cinco y cincuenta personas. Si la tuya es más grande o el origen del dato está peor, se dice antes de empezar, no a mitad.
Los veinte minutos
Fase 01 · gratis · una llamada
Nos cuentas qué haces, cómo llevas hoy la administración y qué es lo que más te quema. Salimos de ahí con una respuesta clara: esto tiene recorrido, o esto no lo tiene. Si no lo tiene, te decimos por qué y quién te encaja mejor.
Diagnóstico y mapa de procesos
Fase 02 · precio cerrado · 1 a 2 semanas
Media jornada contigo y con quien lleva la administración. Se levanta cada proceso tal y como se hace hoy —no como debería hacerse— con sus tiempos, sus cuellos y sus excepciones. El entregable es un documento con la lista de procesos ordenada por horas que come cada uno, cuáles se automatizan, cuáles no compensan y qué cuesta cada bloque. Ese documento es tuyo aunque no sigas.
Piloto de un solo proceso
Fase 03 · precio cerrado · 3 a 5 semanas
Se coge el proceso que sale primero en la lista y se monta entero: permisos, umbrales, traza y las excepciones reales de tu empresa. Al final hay una cifra medida —lo que costaba antes, lo que cuesta ahora— sobre tus propios datos. Si no se acerca a lo que dijimos en el diagnóstico, no se factura la fase siguiente y lo hablamos.
Despliegue
Fase 04 · por bloques · según alcance
El resto de procesos, de uno en uno y por orden de retorno. Cada bloque entra en producción antes de empezar el siguiente, con formación al equipo por puesto —no por módulo— y con el manual corto de lo que se usa a diario. La formación va dentro del trabajo: no se tramita aparte ni se gestiona como bonificada.
Guardia
Fase 05 · cuota mensual
Los procesos se rompen: un banco cambia el formato del extracto, un proveedor cambia su factura, sale una versión nueva de tu programa. La guardia es quien lo detecta y lo arregla antes de que se note, más la revisión mensual de lo que el agente apartó. Sin esto, una automatización dura entre seis y doce meses.
El reparto
Qué pones tú y qué ponemos nosotros.
Los proyectos de este tipo fracasan casi siempre por lo mismo: nadie del lado del cliente tenía tiempo asignado. Aquí está dicho por adelantado y con horas.
| Fase | Tu tiempo | Nuestro trabajo |
|---|---|---|
| 01 · Los veinte minutos | 20 min | Preparación y respuesta razonada, con recomendación aunque no seamos nosotros. |
| 02 · Diagnóstico | 4 h repartidas | Levantamiento de procesos, medición de tiempos, priorización por retorno y documento de conclusiones. |
| 03 · Piloto | 2 h de validación | Montaje completo del proceso, permisos, umbrales, pruebas con datos reales y medición del antes y el después. |
| 04 · Despliegue | 1 h por bloque | Automatización del resto, formación por puesto y cultura de por qué se hace así. |
| 05 · Guardia | 15 min al mes | Vigilancia, arreglo de lo que se rompe, revisión de excepciones e informe mensual. |
Las cuatro horas del diagnóstico son la única exigencia real de todo el proyecto, y no se pueden delegar del todo: media jornada tiene que estar quien de verdad sabe cómo se hacen hoy las cosas, aunque sea a base de costumbre y sin manual.
Lo incómodo
Qué pasa si el piloto no sale.
Pasa. No siempre, pero pasa, y casi siempre por la misma razón: el proceso que parecía repetitivo resulta que tiene cuarenta excepciones que nadie había contado porque se resolvían de cabeza.
Cuando ocurre, hay tres salidas posibles y se eligen contigo, con el número delante: ajustar el alcance del proceso a la parte que sí es estable, cambiar a otro proceso de la lista, o parar. En el tercer caso no se factura el despliegue, y el diagnóstico —que es el trabajo que de verdad tiene valor por sí solo— ya está pagado y entregado.
Lo que no hacemos es seguir facturando fases de un proyecto que ya sabemos que no va a dar el retorno prometido. Es la diferencia entre un proveedor y un vendedor.
Fase 01
Empieza por los veinte minutos.
No cuestan nada y de ahí sale una respuesta clara. Es el único paso que hay que dar hoy.