FICHA IY-P-01Compras
Entrada de factura de proveedor
Del PDF que llega al correo al documento registrado en tu programa, con el pago
programado y el fichero archivado con un nombre que se encuentra. Es el proceso que más
veces se repite en cualquier negocio y el primero que recomendamos casi siempre.
- A mano
- ≈ 9 min por factura
- Automatizado
- ≈ 40 s por factura · 0 paradas
- Requiere
- Buzón dedicado y maestro de proveedores limpio
- Se rompe si
- El proveedor manda la factura dentro del cuerpo del correo, sin adjunto
FICHA IY-P-02Asesoría
El cierre del mes para tu asesoría
Recogida de todo lo del mes —buzón, portal, fotos de tickets—, lectura, clasificación,
cruce con lo que ya está registrado, aviso de lo que falta y carpeta cerrada con índice
y resumen de cifras. Se envía a tu gestor sin que tú toques nada.
- A mano
- ≈ 5 h 20 min al mes
- Automatizado
- ≈ 19 min · 1 parada tuya
- Requiere
- Acuerdo con tu asesoría sobre formato y criterios
- Se rompe si
- Aparecen facturas del mes después de haber cerrado la carpeta
FICHA IY-P-03Tesorería
Reclamación de cobros vencidos
Detección diaria de vencidos, aviso escalonado con el tono y el calendario que tú
decides, registro de la respuesta en la ficha del cliente y escalado a persona cuando
pasa de cierto importe o cierta antigüedad.
- A mano
- ≈ 3 h al mes, y normalmente sin hacer
- Automatizado
- ≈ 0 min · escalado según umbral
- Requiere
- Vencimientos correctos y contactos actualizados
- Se rompe si
- El aviso llega a un cliente con el que hay una negociación abierta
FICHA IY-P-04Producción
Partes de trabajo y albaranes
Lo que hoy se apunta en un cuaderno, se manda por WhatsApp o se recuerda de memoria,
imputado al trabajo en el momento: horas, materiales y desplazamientos. De ahí sale la
factura y sale el coste, que es lo que casi nadie tiene.
- A mano
- ≈ 5 min por parte, más el rato de pasarlo a limpio
- Automatizado
- ≈ 1 min desde el móvil · 0 paradas
- Requiere
- Que quien está en obra o en ruta lo apunte en el momento
- Se rompe si
- No hay cobertura y nadie sincroniza al volver
FICHA IY-P-05Comercial
Presupuestos a partir de tu tarifa
Se elige el tipo de trabajo, se ajustan cuatro datos y sale el presupuesto con tus
precios, tus condiciones y tu imagen. Con su seguimiento: quién no ha contestado y a
quién toca llamar.
- A mano
- ≈ 22 min por presupuesto
- Automatizado
- ≈ 6 min · 1 parada tuya
- Requiere
- Una tarifa cerrada y las condiciones escritas una vez
- Se rompe si
- Cada presupuesto es un caso único de verdad y no hay patrón
FICHA IY-P-06Dirección
El informe del lunes
Tesorería a 30, 60 y 90 días, cobros vencidos, trabajos pendientes de facturar, margen
del mes en curso y cualquier desviación que cruce un umbral. En el correo a primera
hora, sin pedirlo.
- A mano
- ≈ 45 min por informe
- Automatizado
- ≈ 0 min · 0 paradas
- Requiere
- Datos al día y las cifras acordadas de antemano
- Se rompe si
- Se piden treinta indicadores en vez de cinco: nadie lo abre
